Software di gestione del personale: come scegliere il migliore per la tua azienda

I software non sono tutti uguali, tanto meno quelli di gestione del personale. Alcuni permettono di gestire solo alcune pratiche (come la rilevazione delle presenze o la consegna delle buste paga), altri sono più completi. Alcuni sono pensati per aziende con decine di dipendenti e con dinamiche complesse, altri invece soddisfano attività più semplici… e l’elenco potrebbe continuare ancora a lungo, perché sono tante le variabili da considerare.

Non temere, questo articolo ti accompagnerà passo passo alla scelta del software di gestione dei dipendenti che più soddisfa le esigenze della tua azienda.

 

 

 

Cos’è un software di gestione del personale e perché dovresti averne uno

Se stai leggendo questo articolo, forse hai già sentito parlare di software di gestione del personale. Si tratta di un programma che digitalizza e automatizza le attività amministrazione dei dipendenti e collaboratori di un’azienda.

A differenza di programmi che vengono “adattati” allo scopo, come ad esempio Excel, i software di questo tipo sono pensati appositamente per supportare i processi di gestione dei dipendenti.
I risultati ottenuti, quindi, sono ben migliori rispetto a quelli che si possono ottenere con i fogli di calcolo. Con i software per gestire il personale gli errori, le formule inesatte e i dati confusionari diventano un lontano ricordo.

Inoltre questi software, dato che automatizzano molte attività, rendono la gestione dei dipendenti molto più efficiente. Le operazioni ripetitive e macchinose, prima eseguite manualmente, vengono gestite in automatico dal programma.
In questo modo, chi si occupa di amministrazione del personale può dedicare il proprio tempo ad attività più complesse e strategiche per l’azienda.

 

 

2 domande a cui rispondere prima di scegliere il software

Per scegliere il software di gestione del personale migliore per la tua azienda, è importante prima avere le idee chiare su un paio di questioni.

 

1. Quali sono le esigenze dell’azienda?

Per capire quali sono le esigenze che il programma dovrebbe soddisfare, può tornarti utile riflettere su:

• Processi: quali operazioni vorresti digitalizzare, automatizzare e rendere più semplici e veloci con l’ausilio del software? Potrebbe trattarsi di una pratica ben precisa, come la rilevazione presenze, oppure di tutta l’amministrazione ordinaria del personale. Potresti anche voler un software per gestire operazioni più complesse, come l’assunzione di nuovi dipendenti. In base a ciò che risponderai, dovrai orientare la scelta del software in direzioni diverse.
• Complessità: come è composta l’azienda: da pochi dipendenti, oppure da diverse decine di dipendenti organizzati in reparti? Anche in questo caso, la risposta determina la scelta del software, che potrà essere più essenziale, oppure più complesso e strutturato.
• Utilizzo: come pensi di utilizzare il software? Ti basta installarlo sul PC dell’ufficio, oppure vorresti accedere da più dispositivi? Per te è importante poterlo usare anche da smartphone e tablet? Esistono software di gestione del personale in cloud, come Dipendenti in Cloud, a cui puoi accedere in qualsiasi momento da browser. Grazie alle app, puoi utilizzare Dipendenti in Cloud anche da smartphone e tablet.

 

2. Quali sono i bisogni dei dipendenti?

Per rispondere a questa domanda, considera almeno due aspetti:

• Le modalità di lavoro: i dipendenti lavorano sempre in sede aziendale, in parte da remoto o in trasferta, oppure sempre fuori sede (perché il lavoro si svolge in cantiere o dal cliente)? Negli ultimi due casi, sarà indispensabile dotarsi di un software che i lavoratori possono utilizzare ovunque si trovino, magari anche dal loro smartphone e tablet.
• Le competenze informatiche: alcuni programmi richiedono una certa dimestichezza con l’informatica, che non tutti potrebbero avere. Ci riferiamo solamente ai dipendenti che devono timbrare o svolgere poche altre operazioni, ma anche chi si occupa in prima persona della gestione del personale, ad esempio i lavoratori dell’amministrazione. Scegliere software troppo complessi potrebbe richiedere tempi di apprendimento molto lunghi, oppure l'abbandono del programma. 

 

Dipendenti in Cloud è molto semplice da utilizzare, anche per chi ha scarsa confidenza con l’informatica. Ecco la testimonianza di The Binding Site.

"Anche le persone meno solide dal punto di vista informatico riescono a gestirsi in autonomia"

Raffaele Balestra - Amministratore delegato di The Binding Site

 

 

7 elementi da valutare nel software di gestione dei dipendenti

Avendo chiare le idee su cosa stai cercando, è più facile valutare i diversi software e ciò che essi offrono.

 

1. Funzionalità

Alcuni software permettono di gestire solamente alcune pratiche di amministrazione del personale. Ad esempio, esistono software che si limitano al solo foglio presenze o alla consegna delle buste paga.
Altri, come Dipendenti in Cloud, consentono una gestione più completa dei dipendenti e, ad esempio, integrano la rilevazione delle presenze, la consegna delle buste paga, la gestione delle note spese e altre funzionalità. Altri ancora gestiscono operazioni più complesse, come l’assunzione di nuovi dipendenti.

 

 

2. Guide e assistenza

Per iniziare a utilizzare un software, qualsiasi esso sia, è necessario dedicare qualche tempo all’apprendimento.
Per questo motivo è importante che anche il software di gestione dei dipendenti abbia delle guide all’uso e un’assistenza clienti pronta a risolvere eventuali problemi.

Dipendenti in Cloud offre un manuale completo di guide, i webinar (video approfonditi tenuti dagli esperti) e un’assistenza in live chat. In questo modo, qualsiasi sia l’esigenza, potrai sempre trovare la risposta di cui hai bisogno.

 

3. Prova gratuita

La prova gratuita è una preziosa opportunità, che consente di esplorare le varie funzionalità e capire se il software è il migliore per le tue esigenze.

Dipendenti in Cloud offre un periodo di prova gratis di 30 giorni, dopodiché puoi decidere senza impegno se acquistare una licenza.

 

4. Cosa comprende il costo della licenza

Prima di acquistare un programma, qualsiasi esso sia, è importante capire cosa comprende il costo della licenza.
Alcuni software di gestione dei dipendenti, ad esempio, potrebbero includere solo alcune funzionalità e dare l’accesso ad altre ad un prezzo aggiuntivo.
Oppure, consentire di archiviare i dati fino a un certo limite, dopodiché richiedere l’acquisto di un ulteriore pacchetto. 

Le licenze di Dipendenti in Cloud comprendono tutte le funzionalità e non prevedono limiti per l’archiviazione di dati. I piani si distinguono per il numero di dipendenti da gestire: fino a 7, fino a 15, oppure fino a 50.

 

5. Utilizzo da più dispositivi e da mobile

Il lavoro non sempre si svolge nella sede aziendale, sia quello dei dipendenti, sia degli incaricati alla gestione dei personale. Non ci riferiamo solo alle forme più evolute di lavoro ibrido, ma anche al lavoro in trasferta, in cantiere o dal cliente.

Come fare in questo caso a garantire a tutti la possibilità di accedere al software, ad esempio per timbrare, oppure per svolgere determinate operazioni? I software in cloud sono accessibili da più dispositivi, quindi non solo dal PC dell'ufficio, ma, ad esempio, anche da un portatile. Inoltre, grazie all’App mobile, si possono utilizzare agilmente anche da smartphone e tablet, ovunque ci si trovi.

Dipendenti in Cloud è disponibile sia in versione web, sia come App di gestione dei dipendenti per smartphone e tablet con sistemi operativi iOS, Android e App Gallery.

 

6. Sicurezza

In fase di scelta, bisogna prestare anche attenzione alla gestione dei dati, soprattutto nel caso di software in cloud. Nel valutare il programma, assicurati di trovare risposta a queste domande:

• I dati vengono archiviati su server sicuri?
• Ogni quanto viene eseguito il salvataggio?
• Come si possono recuperare i dati?
• La gestione dei dati avviene in conformità alle norme del GDPR?

I file in Excel non garantiscono nulla di tutto questo, anzi, si possono facilmente danneggiare e perdere. Ad esempio, potrebbero essere salvati su dispositivi (computer, hard disk), che potrebbero fisicamente rompersi, oppure venir corrotti da virus e malware.
I software assicurano maggiore sicurezza, ma è importante capire quali siano gli standard.

 

7. Costo

Un ultimo aspetto, ma non per importanza, riguarda il costo. Infatti, molti dei software di gestione del personale sono a pagamento. Alcuni di questi, però, come nel caso di Dipendenti in Cloud, offrono un periodo di prova gratuito, per valutare se il programma fa al caso proprio. 

Il prezzo può essere più o meno elevato e viene determinato da ciò che viene offerto in termini di complessità, funzionalià e servizio. Questo costo andrà a incidere sul totale del costo del personale.   

Attenzione a non andare troppo sul risparmio. Infatti, come si dice spesso, la qualità si paga e un software economico potrebbe non offrire tutto ciò che serve a semplificare la gestione dei dipendenti.

Scegliere un software per l’azienda è sempre un’operazione delicata, perché la decisione influenza il tuo lavoro e quello dei tuoi dipendenti e collaboratori. Anche la scelta del programma di gestione del personale è importante, perché determina in che misura la gestione dei tuoi dipendenti diventerà più semplice, efficiente ed efficace. Stabilire quali sono le tue esigenze e aspettative e valutare i software in base ad alcuni criteri ti aiuterà a prendere la decisione migliore per la tua azienda.