Autore: Dipendenti in Cloud
La gestione del tempo in azienda è un aspetto cruciale. Incide infatti sulla produttività e sui risultati del lavoro.
In questo articolo approfondiremo l’argomento, fornendoti definizioni, consigli e strumenti per migliorare la gestone del tempo, soprattutto nello svolgimento delle pratiche di amministrazione del personale.
Indice dell'articolo
Nota anche come time management, rappresenta una skill (abilità) che permette di calcolare, pianificare e suddividere il tempo da impiegare per lo svolgimento delle attività in maniera ottimale.
Saper gestire il tempo al meglio influisce sul modo stesso di lavorare e sulla gestione del personale nel suo complesso. L’organizzazione delle giornate è infatti un fattore centrale per il successo dell'azienda.
Hai davvero la sicurezza di gestire al meglio il tempo durante le ore dedicate al lavoro? Non sempre, purtroppo, è così. Un vero peccato, visti i molteplici vantaggi delle pratiche di time management.
Se sei un/una responsabile delle risorse umane, organizzare il lavoro in maniera precisa ed efficace ti permetterà di svolgere in modo efficiente i lavori di routine (come, ad esempio, le pratiche di amministrazione ordinaria dei dipendenti).
Potrai così dedicare tempo ad attività più di alto livello, che favoriscono il benessere, la motivazione e la crescita del personale.
Il discorso è simile se ricopri il ruolo di titolare o amministratore. Con una gestione del tempo ottimale, potrai migliorare l’efficienza nei lavori meccanici e quotidiani, per poterti concentrare su attività strategiche, che possono determinarne il successo dell’azienda. Inoltre, riuscirai meglio a far fronte ad eventuali emergenze.
Anche i lavoratori possono trarre concreti benefici dal time management, dal momento che si sentono più soddisfatti del proprio lavoro e vivono una condizione di maggiore benessere. Questo avviene grazie a una diminuzione delle situazioni in cui ci si trova a lavorare “di corsa”, cosa che di per sé aumenta lo stress.
Come migliorare la gestione il tempo per ottimizzare ogni minuto a disposizione e assicurarti i benefici del time management?
Gli aspetti a cui prestare maggiore attenzione sono i seguenti:
Ci sono anche altri fattori che è bene considerare durante la pianificazione delle attività.
Partiamo dal concetto di multitasking, che non sempre è positivo: spesso infatti è preferibile svolgere un compito alla volta per poi passare a quello successivo. Una suddivisione più lineare consente un’ottimizzazione della produttività.
Altra pratica valida è quella che prevede di ridurre il più possibile le distrazioni, fonte considerevole di perdita di tempo. Tra queste rientra l’uso dello smartphone e delle varie app, a cominciare da quelle di messaggistica, fonte importante di disturbo.
Come abbiamo visto, applicando in modo oculato la gestione del tempo puoi organizzare al meglio il lavoro, favorendo l’efficienza e la produttività.
Non sono da meno le pratiche di gestione del personale.
Considerate in ottica del time management, ci sono alcune attività che puoi automatizzare.
La timbratura è il procedimento che sta alla base della gestione dell'orario di lavoro e della rilevazione delle presenze.
Ti permette di registrare con esattezza l’ora di inizio e di fine lavoro e, se impostata, anche la geolocalizzazione da cui il dipendente timbra.
Puoi gestire questa operazione con strumenti che consentono di automatizzare la ricezione dei dati.
Ad esempio, tramite un’app per le timbrature utilizzabile da smartphone e tablet, il lavoratore registra la sua presenza, ovunque si trovi, e tu, l’amministratore o responsabile ricevi in automatico i dati all’interno del software desktop, dove li puoi consultare.
Ti consente di avere un quadro esatto dei lavoratori che risultano operativi e di quelli che non lo sono, così da migliorare la pianificazione delle attività.
Gli strumenti puoi adottare sono diversi. Il più efficace è certamente un software di gestione del personale, in quanto ti restituisce il foglio presenze di ciascun dipendente in modo chiaro e rapido e ti permette di avere anche una visione d’insieme per reparto o gruppo di lavoro.
È importante organizzare il lavoro con la sicurezza di avere le persone necessarie per effettuarlo.
La gestione delle ferie dei dipendenti si rivela sotto questo punto di vista determinante.
Da un lato è importante impostare una comunicazione chiara con il collaboratore, dall’altro evadere puntualmente le richieste.
I programmi per la gestione del personale danno la facoltà al lavoratore di richiedere le giornate di riposo e ai responsabili di decidere in modo immediato sull’approvazione della richiesta, grazie alla consultazione dei calendari dei dipendenti aggiornati in tempo reale.
Inoltre, offrono anche supporto nella compilazione il piano ferie, un documento che ti permette di raccogliere e pianificare con anticipo le ferie dei dipendenti, così da poter programmare al meglio le attività aziendali.
La distribuzione dei cedolini è un compito che, di norma, richiede di:
Questo processo può durare anche diversi giorni, perché, ad esempio, alcuni dipendenti si trovano in trasferta, lavorano fuori sede oppure operano da remoto.
Un software con consegna delle buste paga velocizza notevolmente il compito, smistando in automatico le buste paga e consegnandole in un clic.
I lavoratori ricevono il cedolino e lo possono consultare tramite accesso dedicato da PC, smartphone e tablet, da qualsiasi luogo.
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Rendere automatiche ed efficienti queste pratiche meccaniche e di ordinaria gestione libera tempo ad amministratori e responsabili delle risorse umane, come abbiamo già visto, possono dunque impiegarlo in attività decisamente più strategiche per il loro ruolo.
Ad esempio, possono dedicarsi alla formazione del personale, per rafforzare le conoscenze e le competenze, le soft skills e le più recenti, ma sempre più importanti, Digital Skills.
Oppure possono dare più attenzione all’organizzazione di iniziative per il coinvolgimento dei dipendenti, come il team building.
Tutte attività di più alto livello rispetto alla trascrizione dei dati delle presenze o alla consegna a mano delle buste paga, che possono fare la differenza nell’accrescere il benessere e l’attaccamento dei lavoratori nei confronti dell’azienda. Fattori che, nel mercato del lavoro di oggi, risultano sempre più rilevanti.
