Organizzare i turni di lavoro del personale: cosa sapere e come fare
Tutto ciò che è importante sapere sul lavoro a turni dei dipendenti e come procedere alla programmazione, con l’aiuto di uno schema per turni di lavoro.
Autore: Dipendenti in Cloud
Autore: Dipendenti in Cloud
La gestione dei turni di lavoro è una procedura complessa e, come ogni azienda, anche la tua può trovarsi a dover individuare quella più in linea alle proprie esigenze, con l’obiettivo di garantire la continuità delle attività e il benessere dei dipendenti.
Inizialmente il bisogno di lavoratori su turni riguardava per lo più i trasporti e le strutture sociosanitarie. Oggi il fenomeno interessa molti settori, come la grande distribuzione organizzata (GDO), il retail, il manifatturiero e la ristorazione.
Vediamo cosa s’intende per turni di lavoro, come vengono disciplinati dalla legge e come li puoi organizzate nel modo più corretto ed efficace, con l'aiuto di uno schema e si software dedicati.
Indice
Con lavoro a turni si intende ogni forma di organizzazione del lavoro diversa dal normale “giornaliero”, in cui l’orario operativo dell’azienda viene esteso oltre le consuete 8-9 ore diurne, fino a coprire l’intero arco delle 24 ore.
Ciò è possibile mediante l’alternanza di diversi gruppi di lavoratori. Nello specifico, i dipendenti sono occupati secondo una determinata “cadenza” e svolgono la loro attività a ore differenti, su un periodo determinato di giorni o di settimane.
La durata del turno è normalmente di 6 o 8 ore, ma può arrivare fino a 12 o ridursi a 4, in caso di part-time. Durante la giornata possiamo trovarci di fronte ai classici 2 turni (mattino e pomeriggio), 3 turni (inclusa la notte) oppure il cosiddetto “6x6”, che prevede 4 turni di 6 ore per 6 giorni alla settimana. Gli orari seguono tendenzialmente alcune fasce orarie tipiche: 06-14;14-22; 22-06.
Le aziende possono poi scegliere se rimanere operative nel weekend e la frequenza della rotazione dei turni, che può essere rapida (ogni 1-3 giorni), settimanale o più lenta, ad esempio quindicinale.
I sistemi di turnazione possono e devono essere diversificati in relazione a diversi fattori, adattandosi al meglio alle esigenze aziendali.
Per saperne di più sull'argomento, leggi l'approfondimento dedicato al lavoro a turni.
Organizzare turni di lavoro in modo efficiente ed efficace significa rispondere al bisogno dell‘azienda di avere personale addetto costantemente presente.
Questa funzione è affidata all’ufficio delle risorse umane in collaborazione con gli addetti alla programmazione aziendale, nelle aziende mediamente strutturate, o direttamente con il responsabile della produzione, nelle piccole e medie imprese.
Indipendentemente dalla dimensione e dal settore di appartenenza della tua impresa, è utile considerare l’importanza di programmare i turni in modo efficace. Attraverso l’organizzazione del lavoro, infatti, puoi creare un sistema trasparente che agisce su 3 aspetti aziendali tra loro correlati.
Una pianificazione dei turni poco attenta potrebbe creare un’eccedenza di dipendenti impiegati in una determinata attività, oppure la mancata copertura di alcuni turni per l’assenza di personale. In entrambi i casi, l’azienda si troverebbe in perdita.
Per questo motivo i turni devono essere pianificati a monte per assicurare la corretta copertura.
Una razionale organizzazione dei turni necessita di assegnare le risorse con le competenze più adatte alle diverse attività, assicurando la corretta gestione dei carichi e una suddivisione equa del lavoro.
Una gestione dei turni e dei riposi poco accurata potrebbe, infatti, compromettere il benessere delle risorse umane, mettendo in pericolo il rendimento dell’azienda stessa.
Un’efficace programmazione e gestione dei turni deve avere come scopo principale la tutela dei lavoratori, che a cascata ricadrà positivamente sull’andamento dell’azienda.
Secondo diversi studi lavorare su turni potrebbe causare conseguenze negative sulla salute dei lavoratori. Si tratta della cosiddetta “sindrome del lavoratore turnista”, che provoca principalmente insonnia, irrequietezza, disturbi dell’umore, dell’apparato digerente e della sfera sessuale. Il turno di notte è quello considerato più difficile da gestire per il cambio del ritmo sonno-veglia.
Per evitare che ciò accada, puoi utilizzare diverse strategie, come:
I turni di lavoro sono regolati dalla normativa italiana, in cui il ruolo centrale è ricoperto dai singoli Contratti Collettivi Nazionali Lavoro. Anche le Direttive Europee sono intervenute e hanno evidenziato momenti differenti: andiamo a scoprirli.
La durata media del lavoro settimanale non deve superare le 48 ore, compresi gli straordinari.
Si tratta, tuttavia, di una media. Un dipendente può essere, quindi, chiamato a lavorare per un numero maggiore di ore nell’arco di una settimana, purché, considerando un periodo più esteso, la media resti sempre inferiore alle 48 ore.
Ogni dipendente ha diritto a un monte di ore di riposo pari a 11 ore consecutive su un periodo di 24 ore.
In merito al riposo settimanale, la legge indica un intervallo di almeno 24 ore ogni 7 giorni, alle quali vanno sommate anche le 11 ore previste dal riposo giornaliero.
È considerato lavoro notturno il lasso di tempo di almeno 7 ore consecutive, che comprendono un intervallo che va dalla mezzanotte alle 5 del mattino.
Alcune categorie di lavoratori, come i minori e le donne, nel periodo tra l’accertamento dello stato di gravidanza e il compimento di un anno di età del bambino, non possono esserne adibiti.
Scopri di più sulle norme in materia di lavoro notturno nell'approfondimento dedicato al turno notturno.
Il turno deve essere comunicato con un anticipo ragionevole, per garantire al lavoratore la gestione del proprio tempo libero e familiare, come confermato più volte dalla Corte di Cassazione, a tutela del suo benessere psico-fisico.
Per programmare i turni di lavoro del personale tenendo in considerazione le esigenze dell’azienda, i bisogni dei dipendenti e rispettando la normativa, puoi utilizzare uno schema per turni di lavoro.
Si tratta di un piano che riporta in modo chiaro e dettagliato la pianificazione dell’orario di lavoro su base giornaliera, settimanale o mensile.
Lo schema indica:
Puoi impostare lo schema impostato secondo le diverse tipologie di rotazione dei turni che, come abbiamo visto, possono consistere nei classici 2 turni (mattino e pomeriggio), 3 turni (inclusa la notte) oppure il “6x6”.
Realizzare uno schema preciso e ordinato non è solo una questione organizzativa, ma ha impatti diretti su più fronti:
Per poter creare uno schema efficace, che sia in grado di pianificare i turni nel modo più funzionale all’azienda e ai suoi dipendenti, è importante seguire alcuni passaggi chiave:
Di seguito un esempio di schema per turni di lavoro, creato con Dipendenti in Cloud.
Offre una visione semplice e completa dei diversi reparti e dei dipendenti impiegati nei vari turni di lavoro. Inoltre, segnala anche l'eventuale presenza di assenze per ferie e permessi.
Puoi ingrandirlo cliccando sull'immagine.
Per organizzare, creare uno schema e gestire i turni in modo efficace, è importante avvalersi dei giusti strumenti. .
Puoi ricorrere alla pianificazione dei turni di lavoro con Excel, il programma molto diffuso nelle aziende per l’elaborazione dei fogli di calcolo.
Si tratta di un metodo basilare, che offre alcune funzioni, come la possibilità di cambiare l’interfaccia e creare liste settoriali di lavoratori.
Tuttavia, è elevato il rischio di commettere errori, che, nel caso della gestione dei turni di lavoro, si traduce con una pianificazione confusionaria e poco efficiente.
Come alternativa ad Excel, puoi utilizzare i software per i turni, con cui le aziende ottimizzano l’organizzazione e la gestione del lavoro.
Dipendenti in Cloud ti permette di:
Inoltre, tramite la funzione di rilevazione presenze, Dipendenti in Cloud ti consente di verificare che i turni vengano rispettati, tracciando le ore di lavoro svolte da ogni dipendente.