Software per la gestione risorse umane: cos'è, vantaggi e tipologie

Sei un responsabile delle risorse umane e quotidianamente ti occupi di tutto ciò che riguarda la gestione dei dipendenti dell’azienda per cui lavori?

Saprai di certo quanto è importante ottimizzare ogni singolo compito in termini di costi e benefici.

In particolare, è fondamentale gestire in modo efficiente le operazioni di routine, come quelle inerenti alla consegna delle buste paga, alla rilevazione delle presenze e all’approvazione di ferie e permessi.

Solo così, infatti, potrai concentrarti su attività più strategiche e ad alto valore, come la formazione, l’engagement e più in generale la valorizzazione e la crescita delle risorse umane.

Un software specifico per la gestione delle risorse umane ti può aiutare a raggiungere lo scopo. Vediamo di cosa si tratta, quali vantaggi offre e quale scegliere in base alle caratteristiche della tua azienda.

 

 

Cos'è un software per la gestione delle risorse umane

A questo punto vorrai capire meglio cos’è esattamente un software per la gestione delle risorse umane. Si tratta di un programma ideale per semplificare e velocizzare i vari aspetti che interessano la gestione dei dipendenti.

Ecco cosa permette di fare questo tipo di programma:

• Rilevazione delle presenze. Il software, tramite un sistema di accesso dedicato, permette al dipendente di effettuare la timbratura per segnalare l’inizio e fine del suo turno di lavoro. Questa azione si può svolgere dal PC, oppure anche da un’app dedicata per smartphone e tablet.
   
• Monitoraggio di presenze e assenze: il responsabile delle risorse umane riceve la timbratura del dipendente e verifica che gli orari siano conformi a quanto previsto. Può anche decidere di ottenere la geolocalizzazione della timbratura, particolarmente utile nel caso in cui i lavoratori operino fuori sede, oppure si trovino in trasferta. All’interno del foglio presenze può infine controllare presenze e assenze, avendo i vari monte ore sempre aggiornati.
   
• Gestione di ferie e permessi. Il dipendente richiede ferie e permessi e il responsabile fornisce la sua approvazione, avendo sempre sotto controllo i residui e le disponibilità degli altri collaboratori. Consegna delle buste paga. La consegna del cedolino paga è un adempimento obbligatorio per legge, che deve eseguito nel rispetto della privacy della persona. Un software HR è in grado di svolgere tale compito in maniera semplice, veloce e affidabile, consegnando la busta paga al dipendente e tenendo traccia della comunicazione.
   
• Archiviazione dei documenti. Il programma dispone automaticamente l’archivio della documentazione del dipendente. Ciò permette di avere contratti, CU e altri documenti sempre in ordine e di ritrovarli velocemente in caso di bisogno.

Oltre a queste operazioni, il software per la gestione delle risorse umane può rappresentare un valido supporto per l’addetto al comparto HR anche nella comunicazione con il Consulente del Lavoro e, in generale, con chi si occupa dell’elaborazione dei cedolini paga

 

Quali i vantaggi offre un software HR

I vantaggi che derivano dall’utilizzo di un software per risorse umane sono molteplici e interessano tutte le figure operative all’interno dell’azienda, non solo i responsabili HR quindi.

Vediamo insieme quelli maggiormente degni di nota:

• La documentazione è sempre sotto controllo e all’interno di un unico canale. Avere ogni documento al posto giusto, in un archivio facilmente accessibile ed efficiente si rivela di notevole utilità sia durante la quotidianità che in caso di richieste fuori dall’ordinario.
   
• Vengono automatizzate e velocizzate operazioni meccaniche e di routine per le quali, diversamente, occorre investire molto più tempo (e denaro).
   
• Si riducono le possibilità di errore, decisamente più frequenti quando a svolgere compiti ripetitivi e percepiti in genere come noiosi è l’essere umano. Inesattezze che possono costare care all’azienda.
   
• Vi è una maggiore sicurezza dei dati. La privacy del lavoratore viene tutelata, così come l’accesso a informazioni che sono da considerare a tutti gli effetti sensibili anche per l’impresa.
   
• La comunicazione è più trasparente. Una comunicazione chiara e il più possibile priva di fraintendimenti dovrebbe essere una priorità per qualsiasi realtà imprenditoriale. Questo fattore influisce positivamente sulla creazione di un clima aziendale positivo e propositivo, in cui le parti hanno modo di confrontarsi e venirsi incontro e rappresenta un aspetto che risulta di grande grande utilità nei momenti di crisi che possono verificarsi.
   
• I dati sono sempre aggiornati. Presenze, ferie, permessi, e altri dati riguardanti il dipendente vengono aggiornati automaticamente, senza che l’addetto alle risorse umane debba ricordarsi di farlo

 

 

Perché avvalersi di un software dedicato per gestire le risorse umane

Un software per la gestione delle risorse umane permette di avere dati e documenti aggiornati, a portata di mano e al posto giusto.

Ciò risulta decisamente più complesso se si utilizzano sistemi classici - ma ormai superati - per svolgere tale compito.

Tra questi c’è Excel, il programma ancora oggi maggiormente adoperato dalle aziende per tutte le attività che interessano i dipendenti.

Questo nonostante la consapevolezza acquisita dalle PMI negli ultimi anni sull’importanza di avvalersi di un programma dedicato.

Rispetto a un programma come Excel, un software per risorse umane si rivela più rapido, sicuro e accurato.

Ciò è dovuto all'interfaccia intuitiva e pensata per facilitare l’inserimento dei dati tanto per gli addetti ai lavori che per i dipendenti.

L’operazione di data entry su un foglio di calcolo viene fatta manualmente, con il rischio di incorrere in errori e inesattezze. Un’eventualità che non si verifica con un software HR.

Inoltre, si ottiene una riduzione del tempo necessario per la compilazione, un’esposizione più chiara delle informazioni e la possibilità di accedere ai documenti da dispositivi differenti.

Scopri anche quali sono i limiti di gestire i turni di lavoro con Excel.

 

Le tipologie di software HR

Esistono diverse tipologie di software per la gestione delle risorse umane. La classificazione viene fatta sulla base di due aspetti:

• dimensione dell’azienda. La ripartizione avviene alla luce del numero di dipendenti, un fattore che richiede processi, capacità di investimento, risorse differenti. Nel dettaglio:
  • programmi per micro imprese (1-massimo 10 dipendenti). Le necessità sono ridotte ai minimi termini e riguardano operazioni base come la rilevazione delle presenze, la registrazione delle ferie, la programmazione dei turni e simili;
  • programmi per PMI (10-massimo 200 dipendenti). Oltre agli aspetti di routine occorre approntare una gestione amministrativa a 360° che interessi la totalità dei dipendenti. Serve, quindi, un programma più completo;
  • programmi per grandi aziende (dai 200 dipendenti in sù). Più il numero di lavoratori è importante, più diventa complessa la loro gestione. Il software dovrà essere strutturato ad hoc e mettere in campo diverse personalizzazioni, da approntare a misura dell’attività.
     
• funzionalità del programma. Vengono considerate le esigenze dell’impresa: una sorta di faro di riferimento per la definizione delle funzionalità del software per risorse umane. Questo a prescindere dal numero di dipendenti attivi a livello operativo. Tra le funzionalità più richieste più comuni troviamo la gestione di turni e delle note spese, solo per citarne alcune.

Alla luce di questi due aspetti appare determinante optare per un programma completo, flessibile e capace di coniugare semplicità e comodità.

Dipendenti in Cloud è un software semplice, completo di tutte le funzionalità per la gestione quotidiana dei dipendenti e ideale per micro e piccole imprese.
 Scarica gratis la brochure di presentazione >

 

Scegliere il programma di gestione delle risorse umane

Sono diversi i fattori da considerare nella scelta di un software di gestione delle risorse umane. Vediamo le opzioni principali sulla base delle caratteristiche e delle funzionalità:

• Funzionalità. Non tutti i programmi sono uguali: alcuni supportano unicamente nelle pratiche amministrative, altri invece assicurano una gestione più completa delle risorse umane. In quest’ultimo caso accanto alle funzioni inerenti la rilevazione delle presenze e la consegna delle buste paga troviamo quelle che contemplano la comunicazione con i dipendenti e la gestione della collaborazione con il Consulente del Lavoro.
   
• Guide all’uso e assistenza clienti. Un buon software di gestione dei dipendenti è importante che abbia in dotazione delle guide all’uso e un servizio di assistenza clienti in grado di supportare quando risulti necessario.
   
• Prova gratuita. Questa soluzione consente di esplorare le funzionalità e le opzioni offerte dal software prima di assumere un impegno economico.
   
• Inclusione delle funzionalità effettivamente necessarie. Prima di procedere all’acquisto di un programma per le risorse umane è imprescindibile sapere cosa risulta effettivamente incluso nella licenza. Ci sono software, pertanto, che potrebbero comprendere soltanto alcune funzionalità e offrirne altre soltanto se si sostiene un costo aggiuntivo. Si rivela perciò essenziale avere un quadro dei piani disponibili, così da scegliere quello più in linea con le esigenze della tua azienda.
   
• Uso da più dispositivi e da mobile. Non tutti i dipendenti svolgono la propria mansione dalla sede dell’azienda: vale per quanti operano in smart working e in modalità ibrida, così come per coloro che effettuano una trasferta. Dare loro la possibilità di accedere al programma anche da app per smartphone e tablet, ovunque si trovino, rappresenta un plus di non poco conto. In questo modo, ad esempio, avranno la possibilità di timbrare, chiedere ferie e permessi, inserire spese e consultare le buste paga senza dover essere presenti nella sede aziendale.
   
• Sicurezza. Un buon software per la gestione delle risorse umane presenta standard elevati anche in termini di sicurezza, specialmente per quanto riguarda le varie operazioni che interessano i dati. I server in cui le informazioni vengono archiviate dovranno essere sicuri e permettere di recuperare i dati. Meglio comunque informarsi sulle misure di sicurezza messe in atto.
   
• Costo. La maggior parte dei programmi per le risorse umane sono a pagamento. Alcuni, tuttavia, offrono un periodo di prova gratuito che permette di valutarne al meglio l’efficacia. Il prezzo, in ogni caso, dovrà essere congruo, per non incidere eccessivamente sul totale del costo del personale e al contempo garantire le funzionalità di cui il responsabile delle risorse umane ha necessità.

 

Il miglior software per risorse umane? Scopri Dipendenti in Cloud

Sul mercato si possono trovare numerosi programmi per gestire le risorse umane. Alcuni sono indicati per le piccole aziende, mentre altri si adattano a realtà più grandi. Certi offrono funzionalità limitate, mentre altri sono sono più completi.

Dipendenti in Cloud risulta particolarmente indicato per le micro e piccole imprese e offre tutte le funzionalità indispensabili per occuparsi delle pratiche di amministrazione quotidiana, tra cui:

• Rilevazione delle presenze: il dipendente effettua la timbratura da PC, smartphone e tablet, l'azienda riceve i dati e li controlla;
• Gestione di ferie e permessi: il lavoratore inserisce le proprie richieste in autonomia e il responsabile decide se approvarle o meno;
• Consegna dei cedolini paga: il programma smista e consegna in automatico i cedolini e ogni dipendente consulta il suo in totale sicurezza;
• Archivio dei documenti: azienda e dipendente hanno a disposizione un archivio dove condividere e consultare in qualsiasi momento i documenti di lavoro (contratti, certificati e altri ancora);
• Comunicazione con il Consulente del Lavoro: è possibile collegare al software il proprio consulente del Lavoro, così da agevolare la trasmissione dei dati per l'elaborazione dei cedolini paga. 

Oltre 120.000 dipendenti vengono gestiti con Dipendenti in Cloud.

Ecco la testimonianza di Eleonora Bracciali, HR manager che si affida a Dipendenti in Cloud per svolgere il proprio lavoro.

 

Dipendenti in Cloud è dunque il software ideale per i responsabili HR che desiderano velocizzare e semplificare la gestione dei dipendenti. Prova Dipendenti in Cloud gratis ora >