Obbligo di consegna busta paga: come rispettarlo [checklist]

La consegna delle buste paga non è un’azione così scontata e ha molte più implicazioni di quanto credi. Prova a pensarci: per i dipendenti il cedolino busta paga (o prospetto paga) l’unico strumento per sapere:

• le componenti della loro retribuzione,
• le ferie e permessi residui,
• l’accantonamento del loro TFR.

Proprio per questo motivo esiste un vero e proprio obbligo di consegna delle buste paga da parte del datore di lavoro, disciplinato dalla Legge 4 del 5 gennaio 1953. Inoltre, in caso di mancata o ritardata consegna si possono ricevere sanzioni, anche severe.

Non temere: questo capitolo ti aiuterà a rispettare l’obbligo e a evitare spiacevoli sorprese. Avrai a disposizione una checklist (lista di controllo) e alcuni spunti di riflessione.

 

Checklist per rispettare l’obbligo di consegna delle buste paga

Vediamo dunque l’elenco dei controlli che devi eseguire ogni mese, per essere sicuro di adempiere all’obbligo.

1. Mantieniti nei tempi prescritti

Entro quando consegnare le buste paga? Molti datori di lavoro si fanno questa domanda. La risposta arriva dall’articolo 1 della Legge 4 del 5 gennaio 1953 “all'atto della corresponsione della retribuzione”. Cosa significa? Purtroppo la formula di legge non è chiara e fa nascere una serie di problemi interpretativi. Quel che è certo è che la consegna dei cedolini paga dev’essere contestuale e contemporanea alla retribuzione dei dipendenti.

Da qui sorge un ulteriore dubbio: entro quando devono essere pagati gli stipendi? Ancora una volta non esiste una legge che individua una scadenza precisa. Prima di tutto devi considerare non il giorno in cui materialmente fai il versamento, bensì il termine di paga dello stipendio. Poi devi fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) che regola la tua attività. In generale i contratti collettivi impongono di erogare la paga entro o il giorno 27 del mese o entro il giorno 5 del mese successivo a quello cui la retribuzione si riferisce.
Se il tuo contratto collettivo non si occupa di questa materia, segui gli “usi aziendali”, cioè i tempi a cui sei abituato.

2. Consegna le buste paga anche in caso di mancata retribuzione

L’obbligo di consegna delle buste paga vige anche in caso di mancato pagamento della retribuzione?
Sono diverse le cause che possono impedire di pagare lo stipendio ai dipendenti: trattenute fiscali maggiori del netto da pagare, momentanea indisponibilità finanziaria, oppure crisi aziendale.
Qualsiasi sia il motivo, condividiamo l’opinione espressa da diversi Consulenti del lavoro: il datore di lavoro dovrebbe consegnare ugualmente il prospetto paga. Come abbiamo già detto, il dipendente può conoscere le sue competenze e trattenute solo dal cedolino paga. Con la mancata consegna della busta paga non potrebbe mettere in mora il datore di lavoro, né proporre un decreto ingiuntivo: si troverebbe infatti privo di documenti che certificano un credito.

 

3. Consegna le buste paga a mano, via PEC, email o sul sito web

Puoi consegnare le buste paga ai tuoi dipendenti seguendo una delle modalità consentite dalla legge: 

• a mano;
• via PEC (Posta Elettronica Certificata): con l’interpello n. 1 del 2008 il Ministero del Lavoro ha confermato che è possibile trasmettere i cedolini anche per via telematica. La PEC, oltre ad essere mezzo idoneo, ha anche valore dimostrativo della consegna della busta paga;
• via email: sempre secondo l’interpello n.1 del 2008, è valido anche l’invio di buste paga via email “non certificata”, ma a una condizione: il messaggio deve essere inviato a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password;
• tramite il sito web aziendale: l’interpello n. 13/2012 aggiunge la possibilità di consegnare i cedolini tramite un sito web. I file devono essere caricati all’interno di un’area riservata, a cui possa accedere solo il dipendente interessato. Dipendenti in Cloud, software di consegna delle buste paga, rientra in questa opzione.

Nel webinar di Dipendenti in Cloud "Buste paga e CU: tra normativa e gestione operativa" il Dott. Matteo Banzi, specialista nel controllo di gestione delle imprese e degli studi professionali, ha esaminato le diverse modalità di consegna delle buste paga conformi all'obbligo. 
Guarda il suo intervento cliccando sul video qui sotto. 

Nello scegliere la soluzione migliore per te, non conviene tralasciare il fattore tempo. L’emissione delle buste paga è un’operazione che devi svolgere tutti i mesi: se ogni volta impieghi diverse ore, rischi che l’onere diventi imponente.

Proprio per questo motivo abbiamo preparato per te una guida su come velocizzare la consegna delle buste paga.

4. Dimostra la consegna con firma o attestazione di caricamento

Su richiesta degli organi di vigilanza, dovrai dimostrare di aver rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Lo puoi fare in tre modi:

• con la firma del prospetto paga da parte del dipendente, che ne dimostra la ricezione. In parole più semplici, quando consegni il cedolino in formato cartaceo dovrai aver cura di far firmare la copia che rimane a te.
  Ciò significa che è in vigore l’obbligo di firma della busta paga? No, perché la firma serve semplicemente a dimostrare la consegna e non l'avvenuta retribuzione (come afferma la Corte di Cassazione con l’Ordinanza n. 21699 del 6 settembre 2018);
• adottando opportune iniziative per compravare l'avvenuta consegna della busta paga tramite posta elettronica;
• mediante l’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web. Per essere conforme all'obbligo di consegna, il sito web su cui carichi i cedolini deve consentirti di dimostrare la presa visione da parte del dipendente. Dipendenti in Cloud, ad esempio, ti permette di farlo tramite una doppia spunta accanto al nome del dipendente, che compare non appena lui apre il cedolino per la prima volta; passando il cursore del mouse su tale spunta, puoi vedere la data e l'ora di presa visione da parte del dipendente. 

5. Ricorda che la responsabilità è sempre tua

Come abbiamo già visto, il Consulente del lavoro è una delle figure abilitate alla  compilazione delle buste paga. Nell'interpello n. 8 del 2010 il Ministero del Lavoro permette ai Consulenti del Lavoro anche di inviare le buste paga ai dipendenti delle aziende in delega, utilizzando la propria PEC. Tuttavia, in caso di mancata ricezione delle buste paga, la responsabilità rimane in capo al datore di lavoro.

 

Privacy nella consegna della busta paga: una buona prassi

Sei hai seguito tutti 5 punti della nostra checklist, puoi stare tranquillo: hai rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Ma hai la certezza di aver rispettato la privacy dei tuoi dipendenti?
Il tema della riservatezza è molto delicato e importante. All’interno delle buste paga si trovano dati sensibili dei tuoi dipendenti: anagrafici, contributivi e persino informazioni su eventuali pignoramenti. Proprio per questo motivo è fondamentale prestare la massima privacy: leggi l’approfondimento su privacy e consegna delle buste paga. 

 

 

Sanzioni per mancata consegna delle buste paga

Cosa succede se non assolvi al tuo obbligo di consegna? Innanzitutto, i tuoi lavoratori ti potrebbero presentare una denuncia per mancata consegna della buste paga. Questa loro azione condurrebbe sicuramente a una visita in azienda da parte dell’Ispettorato del Lavoro.

A loro volta, gli organi di vigilanza potrebbero constatare:

• la mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga,
• l’omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su prospetto paga.

In entrambi i casi, la tua azienda rischia di ricevere le seguenti sanzioni:

• sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro;
• sanzione da 600 a 3.600 euro, se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, oppure a un periodo superiore a 6 mesi;
• sanzione da 1.200 a 7.200 euro, se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi.

 

Altre sanzioni per buste paga: mancata tenuta del LUL ed esibizione

Una visita ispettiva potrebbe rilevare altre irregolarità nella gestione delle buste paga:

• La mancata istituzione e tenuta del Libro Unico del Lavoro (LUL): genera una sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro (art. 39, comma 6 del D. L. 112/2008)

• La mancata esibizione delle buste paga e del LUL agli ispettori del lavoro, che può venir punita con una sanzione:

  • da 200 a 2.000 euro.

  • da 250 a 2000 euro: se senza giustificato motivo, entro quindici giorni l’azienda non esibisce agli organi di vigilanza la documentazione in suo possesso

  • da 500 a 3000 euro: in caso di recidiva della violazione

Queste sanzioni vanno a sommarsi a quelle per la mancata consegna delle buste paga ai dipendenti. Meglio non rischiare!