Come gestire l'orario di lavoro dei dipendenti

La gestione dell’orario di lavoro è uno degli aspetti a cui le aziende di tutti i settori devono prestare maggiore attenzione. È necessario considerare sia le ore di lavoro ordinario, sia le eventuali ore di straordinario, i momenti di pausa e le richieste di riposo.

Fondamentale assicurare la massima precisione, sia per essere in linea con quanto disposto nella normativa sull’orario di lavoro, sia per mantenere una situazione ordinata e un clima disteso tra i lavoratori.

Inoltre, bisogna bilanciare le esigenze legate alla produttività aziendale con quelle relative al benessere di ogni dipendente, affinché possa svolgere il proprio compito al meglio.

L’organizzazione e gestione dell’orario di lavoro è un compito che può essere svolto dal datore di lavoro, oppure dai collaboratori che si occupano della gestione del personale (dipendenti dell’amministrazione e/o responsabili delle risorse umane). In questo capitolo ti forniremo tutte le informazioni e consigli utili per riuscire nell’intento.

 

Programmazione dei turni e organizzazione dell’orario di lavoro

La gestione degli orari dei dipendenti è importante in particolar modo nel caso in cui il lavoro in azienda si svolga su turni.

È fondamentale programmare i turni di lavoro, per alcune ragioni in particolare:

• consente di ottimizzare lo svolgimento delle mansioni durante la quotidianità, in maniera tale da disporre unicamente delle risorse effettivamente necessarie;
• evita che vi siano tempi morti e periodi di sovraccarico, a fronte di una distribuzione migliore del lavoro;
• aiuta a creare un clima di sano work-life balance, cioè di equilibrio tra vita privata e lavorativa, nell’ottica di prevenire situazioni di insoddisfazione o di burnout (cioè la situazione cronica di stress correlata al lavoro);
• è un fattore necessario per rispettare quanto disposto nella normativa e non incorrere in sanzioni.

Per ottimizzare l’operatività della tua azienda dovrai organizzare i turni di lavoro del personale sulla base dei periodi in cui occorre una copertura maggiore, ad esempio quelli in cui vi è un maggior carico di lavoro.

Una corretta programmazione prevede di stabilire per ciascun collaboratore il turno di lavoro, la rotazione (settimanale oppure mensile), i giorni di riposo, le pause e le eventuali ore di straordinario.

Tutti aspetti da inserire all’interno di uno schema che deve essere chiaro e di facile condivisione oltre che con i dipendenti, con quanti operano nel comparto amministrativo, affinché possano provvedere a un’elaborazione puntuale e precisa della busta paga.

Per capire se la programmazione dei turni che stai attuando è ottimale, ti consigliamo di confrontarti in prima persona con i collaboratori e di raccogliere le loro opinioni.

 

Gestione dell’orario di lavoro: alcuni consigli

Nella gestione degli orari di lavoro, per ottimizzare i risultati degli sforzi e prevenire il verificarsi di possibili lamentele, ti suggeriamo di mettere in pratica i seguenti accorgimenti:

• Ascoltare, quando possibile, le esigenze e i bisogni dei singoli lavoratori. In questo modo potrai far favorire il coinvolgimento dei dipendenti nell’azienda e metterli nelle condizioni ottimali di svolgere la propria mansione, anche se avvengono situazioni impreviste.
• Adottare orari flessibili, sempre se appropriati per la mansione svolta. I lavoratori potranno così conciliare meglio il lavoro con la propria vita privata, sentendosi più soddisfatti e motivati. Fattori che non mancheranno di manifestare effetti positivi sulla produttività.
• In caso di variazione dell’orario di lavoro, darne tempestiva comunicazione ai dipendenti, in modo tale da consentire loro di organizzare le attività svolte al di fuori della propria mansione. Ma di quanto tempo deve essere esattamente il preavviso? La legge non prevede regole ferree, parla di semplice buon senso. In linea generale, ti consigliamo di non andare oltre le 24 ore, anche se l’ideale sarebbe avvisare della variazione minimo una settimana prima.

Per approfondire l’argomento trattato nell’ultimo punto, leggi il capitolo successivo, dedicato a come comunicare gli orari di lavoro ai dipendenti.

 

Controllare l’orario di lavoro tramite la rilevazione delle presenze

La rilevazione delle presenze consente la registrazione dell’orario di lavoro effettivamente svolto dai dipendenti e fa parte delle operazioni fondamentali della gestione del personale.

Viene fatta attraverso la timbratura durante più momenti della giornata: all’entrata, all’uscita e, se voluto dall’azienda, all’inizio e fine delle pause.

Puoi adoperare diversi sistemi di timbratura e, in alternativa ai tradizionali, ma scomodi, cartellini e marcatempo esistono soluzioni più efficienti, come un'app per far timbrare i dipendenti.

Quest'ultima permette al lavoratore di timbrare da qualsiasi luogo si trovi, non necessariamente presso la sede dell’azienda, e risulta così di più facile accesso: è l’ideale se presso la tua impresa ci sono dipendenti che operano da casa o fuori sede (ad esempio, in cantiere oppure presso il cliente), oppure si trovano in occasione di una trasferta.

Una volta avvenuta la registrazione della presenza e, se impostata dall’azienda, anche della geolocalizzazione della timbratura, i dati verranno inviati al software di rilevazione presenze e gestione del personale. Qui l’azienda potrà consultarli e verificare la presenza rispetti l’orario di lavoro atteso.

 

Eseguire il conteggio delle ore di lavoro dei dipendenti

Una volta rilevata la presenza, con l’orario di inizio e fine ed eventuali pause, dovrai conteggiare le ore lavorate da ogni collaboratore.

In questo modo, a fine mese, otterrai un totale che il Consulente del Lavoro (o l’addetto paghe) potrà utilizzare per l’elaborazione delle buste paga.

Esistono diversi strumenti adatti allo scopo. Quelli più utilizzati dalle aziende sono due, scopriamoli insieme:

• Foglio di calcolo Excel: consente di predisporre i turni di lavoro e le relative ore e, a fine mese, di calcolare l’orario di lavoro applicando delle formule. Siccome i dati vengono inseriti manualmente, è facile che si verifichino errori; questi vanno ad incidere sull’elaborazione dei cedolini, portando quindi a spiacevoli conseguenze.
• Software per la gestione del personale: come abbiamo visto anche nel paragrafo precedente, la timbratura viene fatta dal lavoratore in autonomia tramite app per smartphone, tablet e pc; un addetto del comparto amministrativo controlla la correttezza dell’operazione e che siano stati rispettati i turni di lavoro. Il calcolo viene predisposto e aggiornato in maniera automatica. La possibilità che vi siano errori alla fine del mese è minima e le informazioni ottenute sono precise: l’elaborazione delle buste paga si baserà così su calcoli esatti.

Per l’organizzazione dell’orario di lavoro la soluzione ottimale è quindi quella di avvalersi di un programma per la gestione del personale, valido per il conteggio delle ore effettuate dai dipendenti come per il rispetto delle pause, dei momenti di riposo e di quanto concordato per il lavoro straordinario.

Un aspetto specifico, e spesso delicato, della gestione dell’orario di lavoro è rappresentato dalla comunicazione dello stesso ai dipendenti. Con quanto anticipo avvertire i lavoratori dei loro turni? E quali strumenti utilizzare per assicurarsi che il messaggio arrivi e venga visto da tutte le persone interessate? Lo scopriremo nel prossimo capitolo.