Come calcolare il rimborso chilometrico

Ecco, ci risiamo: un lavoratore ti ha chiesto un rimborso spese chilometrico.
Sappiamo cosa fai di solito: prendi la calcolatrice, apri un file Excel, cerchi le tabelle ACI e controlli che i calcoli siano corretti. Anche noi, prima di iniziare a gestire il personale tramite Dipendenti in Cloud, facevano così.

Da oggi però puoi rendere il calcolo del rimborso chilometrico molto più facile e veloce, con i nostri consigli.

1. Ricevi la richiesta di rimborso chilometrico

Per ottenere un rimborso, il lavoratore ti deve presentare una richiesta. Per farlo, può cercare online, scaricare e riempire un modello di richiesta di rimborso chilometrico, oppure compilare il modulo che tu gli hai fornito.
In ogni caso, dovrà sempre inserire tante informazioni, tra cui: le distanze chilometiche, il modello del veicolo, la cilindrata e l'alimentazione. Con tutti questi dati, è facile che si sbagli. Potrebbe accorgersi subito dell’errore, oppure in un secondo momento, quando tu hai già approvato il rimborso, costringendoti a rifare tutto daccapo.

Grazie a Dipendenti in Cloud, eviterai gli errori e i calcoli ripetuti. Nella sezione “spese e viaggi”, infatti:

• il lavoratore può fare richiesta di rimborso chilometrico direttamente dall’app e mentre si trova in viaggio. Sarà più facile per lui riportare i dati corretti.
• Le informazioni del veicolo (marca, modello, targa e costo chilometrico) devono essere inserite solo la prima volta, poi vengono memorizzate per le occasioni successive.
• Ad ogni nuovo viaggio, il lavoratore dovrà inserire solo un dato: la distanza chilometrica. Facile, vero?

2. Valuta se e a chi spetta il rimborso chilometrico

Le ragioni (sempre di lavoro) possono essere molteplici:

• una trasferta,
• un corso di aggiornamento in sedi esterne,
• una visita ai clienti,
• un incontro con i fornitori.

Non è oggetto di rimborso il percorso che il lavoratore compie ogni giorno per recarsi al lavoro e viceversa, definito "tragitto casa-lavoro". La Corte di giustizia dell’Unione Europea ha però introdotto un'eccezione a questa regola: ne hanno diritto i lavoratori che non hanno una sede fissa di lavoro. Stiamo parlando, ad esempio, degli agenti di commercio, oppure degli addetti alle consegne. 

Possono chiedere il rimborso chilometrico diversi soggetti:

• i dipendenti,
• gli amministratori,
• i soci,
• il personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.

Prima quindi di accettare la richiesta di rimborso, assicurati che rispetti i requisiti necessari.

3. Calcola le distanze chilometriche

Il lavoratore ti ha presentato la sua richiesta di rimborso chilometrico e tu ora la stai esaminando.

Sembra che abbia fatto tutto per bene, ma c’è un dato che non ti torna: la distanza chilometrica: come mai? Può essere per vari motivi:

• tu hai visto le distanze chilometriche Aci, che sia riferiscono al centro città e non a posizioni precise;
• il lavoratore ha utilizzato un calcolatore di distanza chilometrica diverso dal tuo, che si basa su parametri differenti;
• per qualche inconveniente, come un incidente o un rallentamento, lui ha dovuto deviare e allungare il percorso.

Per evitare queste divergenze, abbiamo inserito all’interno di Dipendenti In Cloud un calcolatore di distanza. Così tu e i tuoi dipendenti avrete un riferimento unico.

Il percorso è stato più lungo del previsto? Nessun problema: nel nostro software è possibile inserire i chilometri manualmente e aggiungere una motivazione nel campo “descrizione”.

4. Calcola il costo chilometrico dell'auto

Una volta trovata la distanza chilometrica, ti consigliamo di verificare che il lavoratore abbia calcolato correttamente il costo chilometrico della sua auto. Infatti, può avere compiuto degli errori: ad esempio, può essersi confuso nel trovare il suo modello (e il relativo rimborso chilometrico) all'interno delle tabelle ACI. 

Come rendere più veloce questa procedura? Come ridurre al minimo il margine di errore? Ancora una volta, Dipendenti in Cloud ti semplifica la vita, perchè permette di:

• inserire la prima volta il modello di auto con il relativo costo chilometrico preso dalle tabelle ACI,
• memorizzare i dati,
• recuperare i valori in pochi istanti, ogni volta che ti servono, e applicarli alla distanza chilometrica.

Dovrai rifarti alle tabelle ACI solo periodicamente, per aggiornare i costi.

5. Aggiungi il costo chilometrico alle altre spese di trasferta

Oltre al costo chilometrico, il lavoratore può affrontare molte altre spese durante il suo viaggio aziendale. In questo caso, i calcoli e i documenti si moltiplicano e diventano difficili da organizzare.

Dipendenti in Cloud ti permette di gestire tutte le note spese in un’unica piattaforma.
I vantaggi sono evidenti:

• il dipendente inserisce il rimborso chilometrico insieme alle altre spese di trasferta,
• tu trovi tutto salvato in modo ordinato e raggruppato per viaggio,
• entrambi potete controllare in tempo reale il costo totale della trasferta.

6. Versa il rimborso chilometrico in busta paga

Una volta stabilito il rimborso chilometrico, non ti rimarrà altro che versarlo in busta paga. Attenzione, però: a differenza della normale retribuzione, questa somma è sottoposta a una tassazione differente, sia per il lavoratore che per l'azienda. 
Per ulteriori dettagli, consulta il nostro approfondimento sulla tassazione del rimborso chilometrico. 

Nel prossimo capitolo amplieremo la nostra prospettiva e vedremo come gestire le spese di una trasferta, intervenendo prima, durante e dopo il viaggio.