Turni di lavoro in Excel: come si gestiscono e quali sono i limiti

Dopo aver visto le definizioni e le norme che regolamentano il lavoro a turni e il turno notturno, passiamo al pratico. Quando decidi di applicare in azienda la suddivisione del lavoro in turni, ti serve una precisa organizzazione e un’attenta gestione dei dipendenti per poter rendere i flussi di lavoro continui ed efficienti.

Abbiamo già dedicato un articolo a come organizzare i turni di lavoro del personale rispettando le norme e tutelando la salute dei lavoratori. In questo capitolo invece approfondiamo uno strumento molto diffuso per gestire i turni di lavoro: il programma Excel della suite Office. Vediamo meglio come funziona, come impostare una gestione dei turni con Excel e, in particolare, quali limiti comporta.

 

Come creare una tabella per i turni di lavoro con Excel

Per gestire i turni di lavoro con Excel, devi creare una tabella all’interno della quale inserire giornate, orari, reparti e dipendenti.
Per farlo, ti può tornare utile seguire alcuni passaggi:

1. Crea un’intestazione che contenga turni e rispettivi orari ben visibili. Ad esempio, puoi impostare come intestazione di una colonna “Turno notturno” e scrivere l’orario, come “23.00 - 07.00”.
2. Inserisci le date progressive delle giornate del lavoro a turni.
3. Inserisci i dipendenti all’interno della tabella per pianificare nel migliore dei modi i turni di lavoro.

 

I modelli di fogli per turni di lavoro in Excel

Se non vuoi organizzare manualmente una tabella Excel, puoi velocizzare il processo utilizzando i modelli Excel.
I modelli sono fogli di lavoro preimpostati destinati ad attività precise quali contabilità, organizzazione delle risorse, analisi di report.
Tra le possibili applicazioni dei modelli Excel c’è la pianificazione dei turni di lavoro: in questo modo, la tabella dei turni non deve essere impostata a partire dal foglio bianco.
Per utilizzare i modelli Excel, puoi:

• salvare come modello la tabella che hai progettato per la prima volta e utilizzala per le successive pianificazioni;
• cercare i modelli attraverso Excel stesso, cliccando sulla pagina “Nuovo”: qui puoi scegliere tra i modelli presenti divisi per categorie di utilizzo.
• eseguire una ricerca sui motori di ricerca e scegliere tra modelli di Excel gratuiti o a pagamento.

 

Consigli per creare un foglio turni con Excel

Quando utilizzi Excel per impostare una tabella per i turni di lavoro, puoi seguire alcuni accorgimenti per creare un foglio semplice da visualizzare e facile da gestire.

1. Attenzione alla grafica

Il primo modo per rendere leggibili e consultabili l’organizzazione dei turni è agire sulla grafica. Se è bene prestare attenzione a formule e dati inseriti, è altrettanto vero che la formattazione può giocare un ruolo importante.
Il file dei turni infatti sarà a disposizione di amministratori, capi reparto, dipendenti e deve poter essere interpretato in modo veloce e semplice da tutti.

Quindi, per migliorare la grafica del tuo foglio turni in Excel, ti consigliamo di:

• Fare in modo che le celle abbiano la corretta larghezza per rendere leggibili i contenuti.
• Utilizzare grassetti, font diversi e grandezze differenziate per evidenziare alcuni titoli
• Impostare il riempimento delle righe con colori diversi per semplificare la leggibilità dei dati contenuti nelle celle.

2. Utilizza più fogli di lavoro

Una delle possibilità che Excel fornisce è quello di generare nuovi fogli di lavoro in modo semplice e veloce. Sui nuovi fogli di lavoro puoi creare una tabella nuova ogni volta oppure copiare un modello prescelto, come abbiamo già visto.

Il vantaggio di lavorare su più fogli di lavoro è quello di poter suddividere in modo efficace informazioni diverse tra loro. Puoi creare un nuovo file per ogni settimana lavorativa o suddividere nei fogli di lavoro i diversi reparti da organizzare.

3. Inserisci le informazioni essenziali

Uno dei rischi della pianificazione turni in Excel è quello di inserire nelle tabelle troppe informazioni, che possono confondere gli utenti che hanno accesso al file e devono interpretarlo.

Utilizza frasi brevi, numeri, date, fasce orarie e nomi propri, senza aggiungere commenti che potrebbero distrarre la lettura. Infine, non dimenticare di inserire una legenda a parte all’interno del foglio di lavoro, per aiutare a leggere correttamente le informazioni riportate in tabella.

 

I limiti della gestione dei turni con Excel

Come abbiamo visto, Excel può essere uno strumento utile per pianificare e organizzare i turni di lavoro, ma non è un programma progettato per la gestione dei turni.
Proprio per questo moltivo, presenta molti limiti, che possiamo riassumere nei seguenti punti:

• I fogli turni di lavoro in Excel permettono solo di controllare questo specifico aspetto della gestione del personale, senza poter integrare le turnazioni con altri dati riguardanti i dipendenti, come ad esempio le timbrature, le ferie e le assenze.
• Nonostante tutti gli accorgimenti sulla gestione della grafica, la tabella turni Excel può risultare confusa e rendere difficile capire se e come i turni dei dipendenti si sovrappongono o alternano tra di loro.
• Nella maggior parte dei casi, i dati in Excel vengono inseriti e gestiti manualmente, quindi con un’elevata possibilità di commettere errori e di ripercussioni sull’organizzazione del lavoro in azienda.
• I fogli Excel non offrono accessi separati per amministratori, capi reparto e dipendenti; in questo modo, però, tutti possono vedere e modificare i dati dei colleghi, con conseguenze anche gravi.
• In Excel non è integrato un sistema automatico che avvisa i dipendenti ad ogni inserimento o cambio turno, costringendo perciò i responsabili a comunicare ogni volta le novità.

In conclusione, Excel è un programma che, pur non essendo stato progettato per la gestione dei turni di lavoro, puoi utilizzare creare tabelle e avviare la pianificazione. Tuttavia, proprio per il fatto di essere nato come programma di calcolo e non di gestione dei turni, presenta dei limiti che lo rendono poco fluido e che spesso causano errori e inefficienze.

La soluzione per superare questi limiti? Il programma per turni di lavoro, che scopriremo nel prossimo capitolo.