Sistemi di timbratura: tra quali puoi scegliere

La scelta del sistema di timbratura merita attenzione. Infatti passare da un sistema all'altro comporta, oltre al mero investimento economico, anche un uno sforzo nell’abituarsi al nuovo metodo con cui vengono raccolti i dati sulle presenze.

Con “sistema di timbratura” intendiamo uno strumento (o più di uno, integrati tra loro) che consente ai dipendenti di timbrare la loro presenza e all’amministrazione di ricevere e controllare i dati. 

Non esiste una soluzione migliore in assoluto, ma ogni azienda può trovare quella che fa al caso proprio, in base alle necessità specifiche. In questo capitolo mostreremo 6 sistemi:

• Marcatempo e cartellini
• Badge e marcatempo
• Timbratura da PC
• Timbratrice mobile
• App per la timbratura
• Rilevazione biometrica

Li descriveremo e ragioneremo su quando possono rappresentare la scelta migliore per te.

 

Prima di decidere, fai chiarezza sui tuoi bisogni

Per capire quali sono le tue esigenze in merito alla timbratura (e se hai bisogno di un'app per timbrare il cartellino o di un altro sistema), rispondi a queste domande:

1. Dove si svolge il lavoro?

Dare risposta alla domanda è importante, perché se il lavoro si svolge:

• Sempre in sede, puoi scegliere senza problemi un terminale fisso, come un “classico” orologio marcatempo.
• Sempre fuori sede (ad esempio, in cantiere, dal cliente o a casa), l’installazione di un dispositivo fisso potrebbe essere sconveniente. Infatti, i dipendenti dovranno necessariamente recarsi in azienda almeno un paio di volte al giorno, per timbrare l’entrata e l’uscita. La soluzione migliore in questo caso è dare loro la possibilità di timbrare dal luogo in cui stanno lavorando, al momento dell’inizio e della fine delle attività, tramite un dispositivo mobile.
• In modo alternato dentro e fuori l’azienda, risulterà ancora “scomodo” installare un marcatempo fisso. Anche in questo caso è più indicato dotare i dipendenti di un sistema di timbratura mobile.

2. Si va in trasferta?

I dipendenti, anche se lavorano prevalentemente nella sede aziendale, potrebbero dover recarsi in trasferta per alcuni progetti. Il problema è contenuto se le trasferte si verificano raramente, se coinvolgono una sola persona e se si svolgono in giornata. In tutti gli altri casi, la rilevazione delle presenze può diventare complessa e il sistema di timbratura mobile essere una soluzione necessaria.

3. Qual è il livello di digitalizzazione dei dipendenti?

Un sistema a tecnologia avanzata può mettere in difficoltà i dipendenti meno “smart”, che spesso chiederanno spiegazioni sul funzionamento e magari molte volte non riusciranno a portare a buon fine la timbratura.

Fortunatamente, molti sistemi sono studiati per risultare semplici e intuitivi anche a chi ha competenze digitali limitate. L’App di timbratura, ad esempio, può risultare più facile da utilizzare perché il dipendente la utilizza tramite sul suo smartphone, un dispositivo con cui ha già confidenza.

 

Quali sono i sistemi e a quali esigenze rispondono

Fatta luce sui bisogni della tua azienda, è il momento di capire quale sistema di timbratura li soddisfa meglio.

1. Marcatempo e cartellini

I dipendenti ricevono un cartellino di carta, che dovranno inserire in un marcatempo, per imprimere su di esso l’orario di entrata e di uscita. Ogni cartellino ha un certo numero di spazi e, una volta pieno, dovrà essere sostituito da uno nuovo. Tutti i cartellini timbrati dovranno essere raccolti e controllati; i dati sulle presenze dovranno essere inseriti all’interno di un documento da consegnare al Consulente del Lavoro, oppure direttamente nel software paghe.

Può essere la scelta giusta per te se:

• tutti i dipendenti lavorano in azienda, oppure vi si possono recare facilmente. Infatti, il marcatempo in questo caso è fisso;
• l’azienda ha più sedi, non è un problema acquistare più terminali,
• sei disponibile a comprare e archiviare cartellini di carta,
• hai pochi dipendenti, quindi il lavoro di trascrizione e gestione degli orari di presenza non richiede molto tempo.

2. Badge e marcatempo

La timbratura del badge funziona praticamente allo stesso modo di quella della cartellino: i dipendenti devono avvicinare il proprio badge personale a un marcatempo. Seppur molto simile, permette di superare alcuni limiti della timbratura con cartellino. Infatti lo stesso badge può essere utilizzato per un lungo periodo, non va quindi sostituito regolarmente, anche se può capitare che venga smarrito o danneggiato. Inoltre, molti rilevatori, una volta avvicinato il badge, inviano l’orario di timbratura a un software che elabora e restituisce i dati, senza doverli trascrivere a mano.

Approfondiremo l’argomento nel prossimo capitolo, dedicato alla timbratura con badge.

Può essere la scelta giusta per te se:

• tutti i dipendenti lavorano in sede, oppure vi si possono recare facilmente. Anche in questo sistema, il marcatempo è fisso In caso di più sedi, non è un problema acquistare più terminali;
• non vuoi comprare e archiviare cartellini di carta,
• sei disponibile a sostituire i badge che si usurano, smagnetizzano o smarriscono.

3. Timbratura da PC

I dipendenti accedono a un software con il loro PC e timbrano cliccando su un bottone. Non serve più acquistare cartellini di carta, né badge, né tanto meno i marcatempo.

Questo sistema è particolarmente indicato se i dipendenti operano in azienda e hanno a disposizione un PC da cui poter timbrare. Possono timbrare anche quando sono fuori sede, ma solo se il computer è portatile.

Dipendenti in Cloud offre la possibilità di timbrare da PC, smartphone e tablet, così che i dipendenti possano timbrare agevolmente da qualsiasi luogo si trovino.

Può essere la scelta giusta per te se:

• vuoi risparmiare su carta, badge e marcatempo,
• i dipendenti hanno accesso a un PC da cui possono timbrare,
• i dipendenti lavorano fuori sede, possiedono un PC portatile.

 

4. Timbratrice mobile

Ai dipendenti viene dato un badge e questi, per timbrarlo, lo avvicinano a un terminale portatile. L’orario e la geolocalizzazione vengono salvati e inviati a un software, che elabora i dati e li restituisce all’amministratore.

Come possiamo intuire, questo sistema fa leva sull’abitudine all’utilizzo dei badge, ma supera i limiti dei marcatempo classici rendendoli di dimensioni più ridotte, in grado di essere trasportati.

Può essere la scelta giusta per te se:

• i dipendenti lavorano da casa, a domicilio oppure dal cliente e vuoi dare loro la possibilità di timbrare senza doversi recare in sede;
• puoi fidarti del fatto che il terminale non verrà dimenticato o smarrito; in caso contrario, potresti ritrovarti con delle timbrature mancanti, oppure dover acquistare un nuovo marcatempo.

 

5. App per la timbratura

Questo è certamente un sistema evoluto, ma anche intuitivo e accessibile. Infatti, i dipendenti scaricano sullo smartphone o sul tablet un’applicazione; al momento di inizio e di fine delle attività, accedono all’App e timbrano con un “tap”. La timbratura viene inviata a un software che elabora i dati e li restituisce agli amministratori, per il controllo delle presenze. Oltre agli orari, è possibile anche registrare la geolocalizzazione. Molte App, come l'App di timbratura di Dipendenti in Cloud, rilevano la posizione solo al momento della timbratura, nel rispetto della privacy del dipendente.

Approfondiremo questo sistema nel capitolo dedicato a caratteristiche e vantaggi di un’App di timbratura.

Può essere la scelta giusta per te se:

• i dipendenti lavorano da casa, a domicilio oppure dal cliente e vuoi dare loro la possibilità di timbrare senza dover passare dalla sede. Nel caso del lavoro ibrido, in che alterna il lavoro da remoto con quello in sede, i dipendenti possono timbrare in qualsiasi luogo si trovino;
• vuoi risparmiare su carta, badge e marcatempo,
• desideri una soluzione immediata e semplice da utilizzare per tutti i dipendenti, anche per coloro che non sono avvezzi alla tecnologia.

 

6. Rilevazione biometrica

Il dipendente timbra con le proprie impronte digitali, oppure avvicinando il volto a un dispositivo di face recognition.

Può essere la scelta giusta per te se:

• vuoi avere la certezza dell'identificazione del dipendente. Infatti, questo è il sistema di rilevazione presenze che più scongiura il rischio di abusi, poiché, per confermare la timbratura, utilizza informazioni, i tratti dell’individuo, che difficilmente si possono simulare;
• hai definito una privacy policy per il trattamento dei dati sensibili, inclusi quelli biometrici;
• sei disponibile a spendere una certa somma per l’acquisto del terminale e del software.

 

Abbiamo terminato questa rassegna dei principali sistemi di timbratura. Li riportiamo in una tabella riassuntiva, specificando i casi in cui sono più indicati.

 

Sistema di timbratura	Come funziona	Quando è indicato
Cartellini e marcatempo	Con un cartellino di carta e un marcatempo fisso	I dipendenti lavorano in sede
Badge e marcatempo	Si avvicina un badge magnetico a un marcatempo fisso	I dipendenti lavorano in sede e non vuoi acquistare i cartellini di carta
Timbratura da PC	Con un clic sul PC	I dipendenti hanno a disposizione un PC e vuoi risparmiare sull’acquisto di badge e marcatempo
Timbratrice mobile	Si avvicina un badge magnetico a una timbratrice portatile	I dipendenti lavorano fuori sede e fanno attenzione a non smarrire, né dimenticare la timbratrice
App Timbratura	Con un "tap" sul smartphone o tablet	I dipendenti lavorano fuori sede, oppure in modo alternato in azienda e da remoto, e li vuoi dotare di un sistema semplice e intuitivo
Rilevazione biometrica	Con le loro impronte digitali o il volto	Vuoi avere un’identificazione certa al momento della timbratura e hai già dimestichezza con la gestione di dati biometrici sensibili

 

Come già accennato, dedicheremo i prossimi capitoli a due dei sistemi di timbratura: con badge e da App.