Rimborso spese liberi professionisti: fatturazione e deducibilità

Nell’ultimo capitolo di questa guida, vogliamo parlarti di una situazione che sempre più spesso si verifica nelle aziende: la necessità di ricorrere a collaborazioni occasionali con professionisti esterni. In questi casi, può accadere che il professionista si trovi ad affrontare spese di cui poi chiederà il rimborso all’azienda che gli ha affidato l’incarico. Nei prossimi paragrafi, scoprirai come funziona il rimborso spese professionisti, sia dal punto di vista pratico che da quello fiscale.

 

Rimborso spese professionisti: come funziona

Le spese per vitto e alloggio affrontate dal libero professionista nello svolgimento di un incarico affidatogli da un’azienda vanno poste a carico dell’azienda stessa. Per farlo ci sono due opzioni:

• le spese sono pagate direttamente dall’azienda cliente;
• il professionista anticipa il pagamento delle spese, chiedendone poi il rimborso all’azienda cliente.

A seconda del tipo di approccio scelto, cambiano le regole fiscali applicabili, ma non solo. Vediamo nel dettaglio le differenze tra le due possibilità a tua disposizione entrambe regolate dall’articolo 54, comma 5, del Tuir.

 

Spese sostenute dall’azienda committente

L’art. 54, comma 5, del TUIR stabilisce che le spese relative a prestazioni alberghiere (alloggio) e a somministrazioni di alimenti e bevande (vitto) pagate direttamente dall’azienda “non costituiscono compensi in natura per il professionista e non partecipano quindi alla formazione del reddito di lavoro autonomo dello stesso”. Su queste somme quindi il professionista non paga tasse. Ecco le regole da seguire:

• le fatture vanno intestate e inviate all’azienda che paga direttamente;
• non c’è bisogno di comunicare l’importo di spesa al professionista né di inviargli la copia della fattura;
• l’azienda potrà dedurre i costi secondo le normali regole fiscali;
• il professionista non deve fare nulla, né riportare le spese in fattura, né preoccuparsi di dichiararle in alcun modo perché, come dicevamo, queste spese non costituiscono per lui un compenso in natura.

In sintesi, possiamo dire che in questo caso non siamo di fronte a un vero e proprio rimborso spese professionisti: è l’azienda infatti a farsi carico fin dall’inizio della spesa, esonerando il professionista da qualunque obbligo fiscale e burocratico.

 

Spese sostenute dal professionista

La seconda possibilità è che le spese di vitto e alloggio siano pagate direttamente dal professionista, che poi le addebita al cliente inserendole nella fattura per il lavoro commissionatogli. La procedura, in sintesi, sarebbe questa:

• il professionista paga di tasca propria per vitto e alloggio necessari allo svolgimento dell’incarico;
• la documentazione fiscale delle spese è intestata direttamente al professionista;
• nella fattura finale all’azienda cliente, il professionista inserisce anche le spese anticipate;
• il professionista dovrà pagare le tasse anche sulle somme ricevute come rimborso spese.

Riguardo a quest’ultimo aspetto, sempre in base a quanto stabilito dall’articolo 54, comma 5, del TUIR (come, in ultima battuta, modificato dalla legge n. 81 del 2017) occorre distinguere tra:

• Rimborso forfettario. In questo caso le spese sono deducibili nel limite del 75% e comunque per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno. Questo tipo di rimborso va concordato all’inizio della collaborazione con l’azienda e non richiede la presentazione, da parte del professionista, di alcun tipo di documentazione (scontrini, fatture ecc.).
• Rimborso analitico. In questo caso vengono meno i limiti imposti per il rimborso forfettario e quindi le spese sono integralmente deducibili. A differenza del forfettario, però, questo tipo di rimborso richiede la conservazione di tutta la documentazione fiscale legata alle spese di cui si chiede il rimborso.

A prescindere dal tipo di rimborso scelto, comunque, le spese entrano a far parte del compenso del professionista e quindi prevedono il calcolo della ritenuta d’acconto, sono soggette alla rivalsa previdenziale e sono imponibili Iva.