La nota spese: cos’è e come si compila

Per ottenere il rimborso delle spese sostenute in trasferta, il lavoratore deve compilare la nota spese: un documento, cartaceo o digitale, fornito dal datore di lavoro. Alla nota spese deve poi allegare la documentazione fiscale richiesta a seconda del tipo di rimborso spese scelto dall’azienda. Dal lato aziendale, quindi, ecco quali sono i tuoi compiti:

• predisporre un buon modello di note spese dipendenti;
• metterlo a disposizione di dipendenti e collaboratori;
• controllare la correttezza della compilazione e della documentazione consegnata dal dipendente;
• archiviare correttamente il tutto.

Per agevolarti in questi compiti, nei prossimi paragrafi, ti spiegheremo come predisporre una nota spese a prova di errore e quali sono le principali regole di compilazione e archiviazione. 
Inoltre, vedremo quali strumenti puoi utilizzare, con i loro pro e contro: carta e penna, excel e software nota spese.

 

Nota spese: com’è fatta

Per creare un modello nota spese ben fatto hai diverse possibilità: puoi ricorrere al vecchio sistema su carta, servirti di Microsoft Excel o scegliere un software appositamente pensato (ti parleremo di tutti i pro e i contro dei vari strumenti a tua disposizione nell’ultimo paragrafo di questo capitolo). A prescindere dal sistema che sceglierai, ci sono alcune voci che in una nota spese ben fatta proprio non possono mancare. Ecco quali sono:

• dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso;
• riferimenti aziendali (ragione sociale ed indirizzo);
• data della trasferta;
• data di compilazione della nota spese;
• voci di spesa (vitto, alloggio, trasporto, chilometri, spese ulteriori ecc.);
• importo per ogni voce di spesa;
• importo totale.

Questi sono i campi indispensabili ma puoi aggiungerne di ulteriori come, ad esempio, il tipo di documentazione fiscale fornita dal lavoratore per ciascuna spesa, il luogo della trasferta, la sua durata e così via.

 

Come si compila la nota spese?

Una volta impostato il modello nota spese che intendi utilizzare nella tua azienda, dovrai metterlo a disposizione dei tuoi dipendenti e collaboratori. Si susseguiranno quindi tre fasi:

• La compilazione da parte del lavoratore, che al rientro dalla trasferta dovrà inserire tutte le informazioni richieste: i suoi dati, gli importi di cui chiede il rimborso, date e giustificativi.
• La revisione da parte dell’azienda. Questa attività può essere svolta direttamente dal datore di lavoro oppure, come avviene soprattutto in realtà aziendali medio-grandi, da un addetto alla revisione. L’incaricato dovrà verificare la corrispondenza degli importi indicati ai giustificativi forniti (scontrini, biglietti di viaggio ecc.) e, più in generale, che tutto sia in linea con le regole aziendali.
• L’archiviazione in contabilità: verificata la correttezza della sua compilazione, la nota spese (insieme alla documentazione fiscale allegata dal lavoratore) va archiviata. Fai attenzione: il fisco potrebbe richiederti questi documenti in futuro ed è quindi molto importante conservare tutto con cura.
• Il rimborso: naturalmente, se a seguito della revisione la nota spese risulta compilata correttamente, non ti resta che liquidare la somma richiesta dal lavoratore nella successiva busta paga.

 

Come creare una nota spese perfetta: gli strumenti a disposizione dell’azienda

Ti avevamo anticipato che ci sono diversi strumenti che puoi utilizzare per creare un modello nota spese da utilizzare nella tua azienda. I più diffusi sono il classico sistema su carta, Microsoft Excel e i software dedicati. Ecco tutti i vantaggi e gli svantaggi di questi strumenti.

Nota spese con carta e penna: attenzione agli errori

Inutile girarci intorno: questo è senza dubbio il sistema meno conveniente. Richiede molto tempo sia per la compilazione e l’allegazione della documentazione fiscale da parte del lavoratore, che per la revisione e archiviazione da parte dell’azienda. Senza contare che il rischio di errori e imprecisioni è altissimo, con pericolose conseguenze in caso di controlli fiscali. Insomma, tra tempo perso e rischio di multe del fisco, nonostante le apparenze, il vecchio sistema con carta e penna è potenzialmente il più costoso per l’azienda.

 

Excel: uno strumento versatile ma con molti limiti

Excel è il programma di Microsoft spesso utilizzato dalle aziende per la creazione di note spesa. È uno strumento più preciso del vecchio metodo carta e penna perché ti consente quantomeno di automatizzare i calcoli. Inoltre, se non hai tempo o voglia di creare da zero il tuo modello nota spese in Excel, puoi scaricarne uno online. Ne esistono molti gratuiti e personalizzabili. I lati positivi di questo strumento però, finiscono qui. Anche Excel, infatti, non ti garantisce una compilazione rapida, né un’archiviazione semplice e a prova di errore. Il lavoratore dovrà inserire le voci di spesa una ad una e consegnarti ogni singolo scontrino in formato cartaceo. Tutta la procedura, calcoli a parte, è manuale. Non c’è integrazione con gli altri software dell’azienda, né la possibilità di consultare le note spesa via internet. Insomma, puoi avere di meglio.

Il software dedicato: la soluzione più efficiente

E arriviamo così al software dedicato, l’ultima soluzione a tua disposizione per creare e gestire la nota spese aziendale. Si tratta sicuramente dello strumento più efficace ed efficiente, che riduce drasticamente il rischio di errori e i tempi di compilazione, ma non solo.

Scegliendo Dipendenti in Cloud, ti assicurerai molti altri vantaggi:

• l’accessibilità online da qualunque computer;
• la possibilità di condividere l’accesso con dipendenti, collaboratori e commercialisti;
• la digitalizzazione della documentazione fiscale;
• varie funzionalità aggiuntive incluse e facilmente integrabili con altri programmi aziendali.

Se quello che ti spaventa è il prezzo, nel confronto costi/benefici non dimenticare di inserire l’enorme risparmio di tempo e la riduzione del rischio di multe del fisco per errori umani. Insomma, a conti fatti, un software come Dipendenti in Cloud è sicuramente la scelta più conveniente per la gestione dei rimborsi spese aziendali.

E parlando di convenienza e risparmio, non possiamo che soffermarci su un’altra spinosa questione legata ai rimborsi spese: la loro deducibilità per l’azienda. Abbiamo dedicato il prossimo capitolo proprio a questo. Ti sveleremo quante e quali tasse la tua azienda deve pagare sui rimborsi spesa pagati ai lavoratori.