Il rimborso spese a piè di lista (o rimborso analitico)

Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è una delle opzioni previste dalla legge per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta, insieme al rimborso forfettario e al misto. 

Scopriamo di cosa si tratta, quali vantaggi e svantaggi offre, quali spese si possono rimborsare, quale documentazione occorre e, infine quali sono gli aspetti fiscali per il lavoratore. 

Rimborso spese a piè di lista: cos'è e come funziona

Il rimborso a piè di lista è una soluzione per l'indennizzo delle spese sostenute dai lavoratori in trasferta. 

Permette di rimborsare al dipendente solo le spese effettivamente sostenute in trasferta. A differenza del forfettario quindi, in cui si presume una cifra a forfait, in questo sistema il dipendente deve documentare (ad esempio con scontrini o fatture) tutte le spese di cui chiede il rimborso. 

Una volta rilevate le spese, il lavoratore dovrà presentare richiesta di rimborso tramite una nota spese, un'appostia richiesta con tutti i dati di trasferta e le documentazioni fiscali di tutte le spese. 

Le spese rimborsabili in modo analitico

Tra le spese rimborsabili con questa modalità vi sono quelle per il viaggio e il trasporto (con mezzi pubblici o mezzi propri) e il vitto e alloggio.

La documentazione valida

Elemento fondamentale, quindi, per una corretta gestione dei rimborsi spese analitici è la documentazione fornita dal lavoratore come prova delle spese sostenute in trasferta. Ma, esattamente, quali sono i documenti che puoi ritenere validi?

• Per le spese di vitto e alloggio: fatture, ricevute e scontrini fiscali;
• per le spese di viaggio e trasporto: biglietti nominativi, ricevute rilasciate dal vettore o anche biglietti anonimi, come precisato dalla circolare 188/E/1998 dell’Agenzia delle entrate.

L’azienda dovrà archiviare e conservare con cura questa documentazione, per poterla esibire in caso di controlli fiscali.

Aspetti fiscali per il lavoratore

Passiamo ora agli aspetti fiscali. Per il lavoratore questo tipo di rimborso è molto conveniente quando riguarda trasferte extracomunali, infatti:

• per le trasferte nel territorio comunale, come nel sistema forfettario, qualsiasi somma erogata concorre a formare il reddito ed è quindi interamente tassata in busta paga (salvo spese di trasporto e viaggio se documentate);
• per le trasferte extracomunali, invece, non concorrono a formare il reddito (e quindi non sono tassati in busta paga):
  • i rimborsi per spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, senza limiti di importo;
  • i rimborsi di eventuali spese ulteriori (come telefono, parcheggio), anche non documentate fino ad un importo massimo giornaliero di:
    • 15,49 euro per le trasferte extracomunali in Italia;
    • 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Facciamo un esempio.

Un tuo dipendente ha speso, in una trasferta extracomunale di un giorno in Italia, 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Tutte queste spese sono correttamente riportate nella nota spese e accompagnate da una documentazione fiscale valida. Dei 250 euro che richiederà come rimborso, solo 34,51 dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa “ulteriore” meno il limite legale di 15,49 euro).

 

 

Se ti sembra che sia il sistema analitico che quello forfettario abbiano caratteristiche interessanti, ma non riesci a decidere quale fa per te, ti consigliamo di proseguire nella lettura. Ti parleremo infatti del rimborso spese misto: una sorta di via di mezzo tra i due rimborsi di cui ti abbiamo parlato sin qui, che potrebbe fare al caso tuo.